Książka przychodów i rozchodów – jak ją prowadzić?

Ujmowanie operacji gospodarczych w prostszej formie może być dość wygodne. I w tym przypadku trzeba jednak dysponować odpowiednią wiedzą. Oto kilka podstaw, od których warto zacząć.

Książka przychodów i rozchodów – jak ją prowadzić? Kto musi założyć taki dokument i w jaki sposób to zrobić?

Czym jest książka przychodów i rozchodów?

Ten rodzaj uproszczonej ewidencji księgowej służy przede wszystkim do księgowania różnorodnych przychodów, zakupów podstawowych towarów i materiałów, wydatków związanych z wynagrodzeniami i prowadzeniem działalności gospodarczej lub prac badawczo-rozwojowych.

W jakiej sytuacji zakłada się i prowadzi książkę przychodów i rozchodów?

Możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji księgowej regulują stosowne przepisy prawa. Co do zasady prawo do tego mają:

• osoby fizyczne czerpiące przychód z działalności pozarolniczej, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatku liniowego,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• osoby, których przychody netto z działalności gospodarczej lub przychody spółki nie przekroczyły 2 milionów euro.

Księgę powinno się założyć na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub też wraz z 1 dniem prowadzenia działalności gospodarczej. Przechowuje się ją co do zasady w miejscu wykonywania działalności lub siedzibie firmy. Może też być przechowywana w siedzibie biura rachunkowego, które ją prowadzi.

Księga przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej 

Księga przychodów i rozchodów może być również prowadzona elektronicznie. Wówczas na piśmie należy stworzyć szczegółową instrukcję prowadzenia księgi przy pomocy danego programu komputerowego. Konieczne jest też stosowanie programu, który umożliwia wgląd w treści i ich wydruk zgodnie ze wzorem. Dane muszą być przechowywane na nośnikach, które chronią je przed zniszczeniem i zniekształceniem.

Ewidencje, które trzeba prowadzić razem z księgą przychodów i rozchodów

Ustawodawca nakłada również na osobę korzystającą z ewidencji w postaci księgi przychodów i rozchodów obowiązek prowadzenia dodatkowych dokumentów. Będą to:

• ewidencja środków trwałych oraz wartości materialnych i prawnych,
• ewidencja sprzedaży (jeśli nie jest prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej),
• ewidencja przebiegu pojazdów,
• ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Co jeszcze warto wiedzieć o księdze przychodów i rozchodów?

Wymienione wcześniej informacje o księdze przychodów i rozchodów są jedynie podstawowymi wiadomościami, które nie wystarczą do samodzielnego prowadzenia ewidencji, ale dają pewien ogólny obraz tego zadania. Co jeszcze warto wiedzieć?

Wygląd księgi przychodów i rozchodów

Pomimo tego, że mowa jest tu o uproszczonej ewidencji księgowej, to sama jej struktura nie jest bardzo prosta dla osoby, która wcześniej nie miała do czynienia z takimi dokumentami. Warto podkreślić, że jej zawartość jest ściśle określona przez rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. Tworzy ją 17 kolumn, w które w odpowiednim porządku należy wpisywać dane podlegające ewidencjonowaniu. Wielu przydatnych informacji szczegółowych dostarczają w tym względzie strony rządowe – choćby portal Biznes.gov.pl. 

Zdjęcie główne: Karolina Grabowska/pexels.com