Jakich dokumentów z biura nie można zabierać do domu?
Zarządzanie

Jakich dokumentów z biura nie można zabierać do domu?

Potrzebujesz ok. 3 min. aby przeczytać ten wpis

Dokumentacja jest kluczowym aspektem w kontekście działania firmy. Jest z tym bezpośrednio związana poufność przetwarzanych informacji dotyczących zarówno pracowników przedsiębiorstwa, jak i działań finansowych. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego, jakich dokumentów z biura nie można zabierać do domu?

Prawo a transportowanie dokumentów na linii praca-dom

To, jakie dokumenty można wynosić z biura, jest regulowane ustawą o rachunkowości. Mowa tutaj dokładnie o art. 20 oraz 71–76, w których znajdują się informacje na temat tego, że każda organizacja ma obowiązek przechowywać oryginały dokumentów finansowych – dowody księgowe i źródłowe – w sposób staranny, zapobiegający dokonywaniu na nich jakichkolwiek zmian.

Udostępnianie wspomnianych dokumentów osobie trzeciej i wynoszenie ich z biura jest możliwe zawsze za zgodą kierownika organizacji. Może to być na przykład prezes jej zarządu. W sytuacji, gdy dokumenty są udostępniane poza siedzibą, konieczne jest potwierdzenie kierownika organizacji, a także pozostawienie w jej siedzibie potwierdzonego spisu przejętych dokumentów. Reguluje to dokładnie artykuł 75 pkt 2. 

Co powinna zawierać zgoda zawarta na piśmie?

W zgodzie spisywanej na piśmie powinny znaleźć się informacje umożliwiające identyfikację konkretnego dokumentu źródłowego. Do takich danych zalicza się na przykład numer faktury, data, nazwa instytucji czy NIP lub REGON.

Z reguły jest do niej dołączona lista z wykazem przekazywanych dokumentów. W momencie, gdy organizacja odbiera dokumenty źródłowe, przy odbiorze sprawdza, czy lista zgadza się z uzupełnionym spisem.

Rodo a udostępnianie dokumentów

Dość złożoną procedurą w kontekście udostępniania dokumentów i wynoszenia ich z biura jest zarządzanie informacjami na temat pracowników w kontekście ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO.

Pracodawcy mają obowiązek udostępniać dane organom publicznym. Zalicza się do nich m.in. Policja, Prokuratura, Sądy i Urzędy. Szczególnym wyzwaniem jest prowadzenie miejsca pracy, w którym swoje zadania wykonuje po kilkuset lub więcej zatrudnionych.

Wnoszenie jakichkolwiek dokumentów z biura czy przetwarzanie lub udostępnianie ich w inny sposób musi się odbywać zgodnie ze wszystkimi zasadami RODO, które są dokładnie opisane w art. 5. 

Pierwszym aspektem jest to, że udostępnianie informacji powinno być rzeczywiście niezbędne i konieczne do realizacji konkretnych ustawowych czynności przez organy publiczne. 

Pracodawca musi też mieć pewność, że poszczególne informacje są udostępniane bezpośrednio i nie odbywa się to na przykład telefonicznie. Wynoszenie dokumentów z biura na temat pracowników czy przetwarzanie ich w inny sposób powinno praktycznie zawsze wiązać się z potwierdzeniem czynności za sprawą sygnowanej zgody czy oświadczenia.

Przetwarzanie dokumentów a odpowiedzialność

Odpowiedzialność za przetwarzanie dokumentów leży w gestii osoby kierującej organizacją. Wynoszenie oryginałów bez podstawy prawnej jest niemożliwe. Dobrze wiedzieć, że pozostaje ona konieczna również w momencie przekazywania oryginałów do konkretnego podmiotu, który się o nie stara lub ich wymaga.

Jeśli dokumenty zostaną wyniesione z biura i dojdzie do ich zagubienia, konieczne jest sporządzenie protokołu wyjaśniającego okoliczności, w których dokument zniknął – podpisanego przez stronę, która je wydała i pozyskała. Żeby uniknąć niepożądanych sytuacji, warto sporządzić kopię wszystkich oryginalnych dokumentów przed przekazaniem ich na zewnątrz biura.

Zdj. główne: Maarten van den Heuvel/unsplash.com

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Rekomendowane
Czy reklama na bilbordzie się opłaca?
Czy reklama na bilbordzie się opłaca?
Bilbordy można spotkać niemal na każdym kroku. Czy taka forma reklamy nadal się opłaca? Sprawdź najważniejsze informacje na ten temat.
Jak efektywne zarządzanie magazynem może zwiększyć produktywność firmy dzięki systemowi MAKS ERP – Logistyka
Jak efektywne zarządzanie magazynem może zwiększyć produktywność firmy dzięki systemowi MAKS ERP – Logistyka
Odkryj, jak efektywne zarządzanie magazynem za pomocą systemu MAKS ERP - Logistyka, może zwiększać produktywność twojej firmy.
W jaki nowoczesny sprzęt do biura warto inwestować?
W jaki nowoczesny sprzęt do biura warto inwestować?
Sprzęt biurowy może znacząco usprawnić pracę. Dowiedz się więc, w jaki nowoczesny sprzęt warto inwestować, aby Twoje biuro działało efektywnie i wydajnie.
Ostatnie wpisy