Dokumentacja jest kluczowym aspektem w kontekście działania firmy. Jest z tym bezpośrednio związana poufność przetwarzanych informacji dotyczących zarówno pracowników przedsiębiorstwa, jak i działań finansowych. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego, jakich dokumentów z biura nie można zabierać do domu?
To, jakie dokumenty można wynosić z biura, jest regulowane ustawą o rachunkowości. Mowa tutaj dokładnie o art. 20 oraz 71–76, w których znajdują się informacje na temat tego, że każda organizacja ma obowiązek przechowywać oryginały dokumentów finansowych – dowody księgowe i źródłowe – w sposób staranny, zapobiegający dokonywaniu na nich jakichkolwiek zmian.
Udostępnianie wspomnianych dokumentów osobie trzeciej i wynoszenie ich z biura jest możliwe zawsze za zgodą kierownika organizacji. Może to być na przykład prezes jej zarządu. W sytuacji, gdy dokumenty są udostępniane poza siedzibą, konieczne jest potwierdzenie kierownika organizacji, a także pozostawienie w jej siedzibie potwierdzonego spisu przejętych dokumentów. Reguluje to dokładnie artykuł 75 pkt 2.
W zgodzie spisywanej na piśmie powinny znaleźć się informacje umożliwiające identyfikację konkretnego dokumentu źródłowego. Do takich danych zalicza się na przykład numer faktury, data, nazwa instytucji czy NIP lub REGON.
Z reguły jest do niej dołączona lista z wykazem przekazywanych dokumentów. W momencie, gdy organizacja odbiera dokumenty źródłowe, przy odbiorze sprawdza, czy lista zgadza się z uzupełnionym spisem.
Dość złożoną procedurą w kontekście udostępniania dokumentów i wynoszenia ich z biura jest zarządzanie informacjami na temat pracowników w kontekście ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO.
Pracodawcy mają obowiązek udostępniać dane organom publicznym. Zalicza się do nich m.in. Policja, Prokuratura, Sądy i Urzędy. Szczególnym wyzwaniem jest prowadzenie miejsca pracy, w którym swoje zadania wykonuje po kilkuset lub więcej zatrudnionych.
Wnoszenie jakichkolwiek dokumentów z biura czy przetwarzanie lub udostępnianie ich w inny sposób musi się odbywać zgodnie ze wszystkimi zasadami RODO, które są dokładnie opisane w art. 5.
Pierwszym aspektem jest to, że udostępnianie informacji powinno być rzeczywiście niezbędne i konieczne do realizacji konkretnych ustawowych czynności przez organy publiczne.
Pracodawca musi też mieć pewność, że poszczególne informacje są udostępniane bezpośrednio i nie odbywa się to na przykład telefonicznie. Wynoszenie dokumentów z biura na temat pracowników czy przetwarzanie ich w inny sposób powinno praktycznie zawsze wiązać się z potwierdzeniem czynności za sprawą sygnowanej zgody czy oświadczenia.
Odpowiedzialność za przetwarzanie dokumentów leży w gestii osoby kierującej organizacją. Wynoszenie oryginałów bez podstawy prawnej jest niemożliwe. Dobrze wiedzieć, że pozostaje ona konieczna również w momencie przekazywania oryginałów do konkretnego podmiotu, który się o nie stara lub ich wymaga.
Jeśli dokumenty zostaną wyniesione z biura i dojdzie do ich zagubienia, konieczne jest sporządzenie protokołu wyjaśniającego okoliczności, w których dokument zniknął – podpisanego przez stronę, która je wydała i pozyskała. Żeby uniknąć niepożądanych sytuacji, warto sporządzić kopię wszystkich oryginalnych dokumentów przed przekazaniem ich na zewnątrz biura.
Zdj. główne: Maarten van den Heuvel/unsplash.com
